Özel Ders Defteri: Kâğıttan Uygulamaya Geçiş

Çoğu özel ders öğretmeninin çantasında bir defter vardır. Her öğrenci için bir sayfa, her ders için bir satır, sayfanın altında ödemeler. Yıllarca işe yarar; sonra öğrenci sayısı on beşi geçer, biri ara verir, biri paket alır ve defter yetmemeye başlar. Özel ders defteri kötü bir araç değildir; sınırı vardır. Bu yazı defterde ne tutulduğunu, nerede kırıldığını ve her satırın dijital karşılığını anlatır; sonunda geçişi bir haftada bitiren planı verir.

Defterde ne tutulur?

İyi tutulan bir defterde beş şey vardır. Aynı beş şey, dijital kaydın da iskeletidir.

• Öğrenci sayfası: ad, sınıf, veli telefonu, anlaşılan ücret.
• Ders satırı: tarih, süre, işlenen konu, bazen "gelmedi" notu.
• Ödeme notu: tarih ve tutar; genelde sayfanın altında ya da kenarında.
• Ödev: verildi mi, yapıldı mı; çoğu zaman yalnız "verildi" yazılır.
• Haftalık program: defterin ilk sayfasında ya da ayrı bir ajandada; her dönem yeniden çizilir.

Defter nerede kırılır?

Kırılma noktaları öğretmenin özensizliğinden değil, kâğıdın doğasından gelir. Beş öğrenciyle sorun yoktur; on beş öğrenci, iki kardeş, bir paket ve bir zam girince aynı defter yetmez. Aşağıdaki beş nokta çoğu öğretmenin ikinci yılında ortaya çıkar.

• Hesap yapmaz: "bu ay kaç ders yaptık, kaçı ödendi" için satırları elle toplarsınız. Kısmi ödeme ve paketle bu hesap her ay tekrar eder.
• Tek kopya: defter evde kalırsa bilgi evde kalır; kaybolursa yıl gider. Veli hiçbir zaman göremez.
• Hatırlatmaz: ödeme günü geçtiğini, ödevin teslim edilmediğini defter söylemez; siz hatırlarsınız ya da hatırlamazsınız.
• Program değişince bozulur: sınav dönemi ders sıklaşır, öğrenci saat değiştirir; ilk sayfadaki program karalama olur.
• Ara veren öğrenci silinir: üç ay sonra döndüğünde geçmişi önceki defterdedir, bulunmaz.

Kırılma anını genelde bir veli tetikler: "geçen ay 6 ders yaptık, siz 8 yazmışsınız" der ve defterde ikinizi de haklı çıkaracak kayıt yoktur. Excel bu sorunların bir kısmını çözer (hesap yapar), bir kısmını çözmez (hatırlatmaz, veli göremez, telefonda zordur). Farkları ders takip programları karşılaştırmasında tablo hâlinde görebilirsiniz.

Excel ara çözüm mü?

Defterden bunalan öğretmenin ilk durağı genelde Excel ya da Google Sheets olur. Tablo hesap yapar, kopyası alınır, sütunlar süzülür. Bir yıl kadar iyi gider; sonra defterle aynı yere gelir.

Eksik olan üç şey aynıdır. Tablo hatırlatmaz: ödeme günü geçtiğini, ödevin gelmediğini size söylemez. Tablo veliye kapalıdır: veli sizin sayfanızı göremez, sormak zorunda kalır. Tablo telefonda zordur: ders çıkışı sütun bulup hücreye yazmak birkaç dakika ister, o birkaç dakika akşam ertelenir, akşam unutulur.

Buna karşılık Excel'in bir avantajı vardır: öğrenci listesi zaten dijitaldir. Uygulamaya geçerken o liste CSV olarak kaydedilir ve tek seferde aktarılır. Yani Excel'de geçen süre boşa gitmez; geçişin ilk günü hazırdır. Bir tablo kurup içinde formül yazmak yerine doğrudan uygulamaya geçmek, çoğu öğretmen için daha kısa yoldur.

Her satırın dijital karşılığı

Uygulamaya geçmek yeni bir düzen öğrenmek değildir; aynı beş şeyi başka yere yazmaktır. Fark, yazdığınız şeyin hesaplanması, hatırlatılması ve veliye görünmesidir. Aşağıda her satırın karşılığı var.

• Öğrenci sayfası → öğrenci kaydı: ad, sınıf, veli ve ücret aynı formda. Ücret öğrenci başına tutulur; ara veren öğrenci silinmez, durdurulur, döndüğünde geçmişiyle devam eder.
• Ders satırı → ders kaydı: tarih ve süre programdan gelir, siz yalnız sonucu işaretlersiniz: yapıldı, ertelendi, öğrenci gelmedi. İşlenen konu öğrencinin konu listesinde durur, tahta fotoğrafı derse eklenir.
• Ödeme notu → ödeme kaydı: tam, kısmi, bekliyor, gecikmiş. Kalan kendiliğinden hesaplanır; ayrıntısı ödeme takibi yazısında.
• Ödev → ödev kaydı: öğrenciye atanır, teslim edilmezse kendiliğinden "geç" olur.
• Haftalık program → tekrarlayan program: bir kez kurulur, dersler her hafta kendiliğinden oluşur; saat değişince takvimde taşınır.

Defterin bir üstünlüğü de korunur: kişisel not. Öğrencinin "denklemlerde işaret hatası yapıyor" gibi notunu öğrenci kaydındaki not alanına yazarsınız; yalnız siz görürsünüz, veli ve öğrenci görmez. Defterin yapamadığı üç şey burada kendiliğinden gelir: hesap, hatırlatma ve veli görünürlüğü. Veli kendi girişiyle çocuğunun derslerini ve ödeme durumunu görür, pazar akşamı haftalık özet alır.

Geçiş planı: bir hafta

Geçişi bir günde yapmaya çalışmayın; bir haftaya yayın. Dönem başı (eylül ya da şubat) en uygun zamandır: yeni öğrenci gelir, program yeniden kurulur, açık bakiye azdır. Dönem ortasında geçiyorsanız da sorun değildir; yalnız üçüncü gündeki bakiye adımı biraz daha dikkat ister.

• 1. gün — öğrenciler: defterdeki öğrenci sayfalarını bir Excel'e yazın: ad, telefon, veli adı, veli telefonu, ücret. CSV olarak kaydedip toplu aktarın. Beş–altı öğrenciniz varsa elle girmek de birkaç dakikadır. Veli telefonu aynıysa kardeşler tek veliye bağlanır.
• 2. gün — program: her öğrencinin gün ve saatini haftalık programa girin. Bu hafta ve sonrası kendiliğinden oluşur.
• 3. gün — açık bakiye: geçmişi taşımayın. Her öğrencinin bugün itibarıyla bekleyen borcunu tek ödeme kaydı olarak yazın; sıfırdan başlayanlar için bir şey yazmayın.
• Hafta boyu — alışkanlık: her ders bitince telefondan sonucu işaretleyin. On saniyedir; alışkanlık bir haftada oturur.
• Hafta sonu — veliye haber: velilere giriş bilgisini gönderin, ilk haftalık özet pazar akşamı kendiliğinden gider.

Sınav dönemi öğrencileri için programın ne zaman sıklaşacağını sınav takviminden , branşınıza özel konu listesini branş sayfalarından görebilirsiniz.

Sık sorulanlar

Denemek için

İlk ay tüm özellikler ücretsiz; kayıt için kart bilgisi istenmez. derstakip.online/teacher-register adresinden hesap açıp defterdeki öğrencilerinizi aktarabilirsiniz.

Uygulamanın tamamı özel ders uygulaması sayfasında; ders ücretini öğrenci başına belirlemek için özel ders ücretleri yazısına bakın.