Excel ile Özel Ders Takibi: Nasıl Kurulur, Nerede Kırılır?

Çoğu özel ders öğretmeni takibe Excel ile başlar ve bu doğru bir başlangıçtır: ücretsizdir, herkes bilir, ilk ay gayet iyi çalışır. Sorun ikinci ya da üçüncü ayda başlar. Bu yazı Excel ile özel ders takibi için tablonun nasıl kurulacağını, nerede bozulduğunu ve hangi işaretlerde uygulamaya geçmenin zamanının geldiğini anlatır.

Üç sayfalı basit bir kurulum

Tek sayfaya her şeyi yazmak ilk haftanın rahatlığıdır, ikinci ayın karmaşasıdır. Üç ayrı sayfa daha uzun dayanır:

• Öğrenciler: ad, sınıf, telefon, veli adı, veli telefonu, ders başına ücret. Her öğrenci bir satırdır ve bu sayfa bir kez doldurulur.
• Dersler: tarih, öğrenci, süre, konu, durum (yapıldı, ertelendi, gelmedi). Her ders bir satırdır; toplamlar bu sayfadan üretilir.
• Ödemeler: ay, öğrenci, toplam tutar, ödenen, kalan, tarih. Kalan sütunu formüldür: toplam eksi ödenen. Elle yazılmaz.

Üç sayfayı bağlayan şey öğrenci adıdır. "Ali" bir yerde, "Ali Y." başka yerde yazılırsa filtre ve toplam şaşar; bu yüzden ad sütununa açılır liste (veri doğrulama) koymak tablonun ömrünü uzatır.

Excel nerede kırılır?

Tablo bozulmaz, kullanım bozulur. Aynı beş yer her seferinde karşınıza çıkar:

• Telefonda düzenlemek zordur. Ders biter bitmez kayıt girilmez; akşam bilgisayar açılınca hatırlanan kadarı yazılır. Hatırlanmayan ders kaydedilmez, kaydedilmeyen ders paraya dönüşmez.
• Hatırlatma yoktur. Tablo yarınki dersi söylemez, gecikmiş ödemeyi göstermez. Kırmızıya boyayan koşullu biçimlendirme kurabilirsiniz ama tabloyu açmadığınız gün hiçbir şey kırmızı olmaz.
• Veli göremez. "Bu ay kaç ders yaptık?" sorusuna her seferinde siz cevap verirsiniz; tabloyu paylaşırsanız diğer velilerin bilgisi de açılır.
• Tekrarlayan dersi siz çoğaltırsınız. Her salı 17.00 dersi için her hafta yeni satır eklemek gerekir; bir hafta atlanırsa ay sonu toplamı eksik çıkar.
• Satır kayar, formül kırılır. Sıralama yaparken bir sütunu seçmeyi unutmak ya da satır silmek formülleri sessizce bozar. Hata mesajı gelmez; yanlış toplam gelir.

Defterin aynı sorunlarını özel ders defteri yazısında da anlattık; Excel defterin daha düzenli hâlidir, ama temel sınırı aynıdır: kaydı sizin hatırlamanıza bağlıdır.

Uygulamaya geçme zamanı: beş işaret

Excel'i bırakmak için ideal bir tarih yoktur; işaretler vardır. Şunlardan ikisi varsa geçiş maliyeti, kalmanın maliyetinden küçüktür:

• Ay sonunda ödeme toplamı çıkarmak bir akşamınızı alıyor.
• Bir dersi ya da ödemeyi kaydetmeyi unuttuğunuz oldu.
• Veli "kaç ders kaldı" diye sorduğunda tabloyu açmak zorunda kalıyorsunuz.
• Öğrenci sayısı ikiden beşe çıktı ve her birinin ücreti farklı.
• Ödev ve konu takibini de tabloya taşımak istiyorsunuz.

Excel'den DersTakip'e geçiş

Geçiş, sıfırdan başlamak anlamına gelmez. Öğrenciler sayfasını CSV olarak kaydedersiniz; DersTakip'te toplu ekleme sayfası dosyayı okur, ayırıcıyı kendisi bulur, sütunları eşleştirmenizi ister ve kaydetmeden önce önizleme gösterir. Beş öğrencili bir tablo için süre birkaç dakikadır.

Geçmiş aylar için kayıt girmek gerekmez; eski tabloyu arşiv olarak saklarsınız. Yeni ayın dersleri artık takvimden işaretlenir: tekrarlayan ders bir kez tanımlanır ve her hafta kendiliğinden üretilir, ödeme ders bazında tutulur, gecikme hatırlatması sistemden gider. Telefondan ders biter bitmez tek dokunuşla "yapıldı" denir; akşama kayıt biriktirmek gerekmez.

Excel'in iyi yaptığı bir iş de kalır: ay sonunda gelir raporunu Excel ya da PDF olarak alabilirsiniz; yani tabloya alışkanlığınız boşa gitmez, yalnız elle doldurmak ortadan kalkar. Ödeme tarafının ayrıntısı ödeme takibi yazısında.

Sık sorulanlar

Denemek için

İlk ay tüm özellikler ücretsiz; kayıt için kart bilgisi istenmez. derstakip.online/teacher-register adresinden hesap açıp öğrenci listenizi CSV ile aktarabilirsiniz.

Uygulamanın tamamı özel ders uygulaması sayfasında; yöntemlerin yan yana karşılaştırması ders takip programları karşılaştırmasında ; branşınıza özel takip branş sayfalarında .